Patient safety and compliance in aesthetic pharmacy: theoretical foundations and an auditable conceptual model for screening, patient education, documentation and monitoring of adverse events

Abstract

The expansion of products and services associated with Aesthetic Pharmacy intensifies the need for conceptual frameworks capable of supporting patient safety, quality and compliance in ambulatory and community care settings. Although cosmetics and personal hygiene products are mostly for external use, undesirable effects and technical complaints may occur and require post-use surveillance mechanisms. In Brazil, cosmetovigilance is defined as a set of activities that includes identification, notification, evaluation, investigation, monitoring, communication and prevention of adverse reactions arising from the normal or reasonably predictable use of cosmetic products, also covering events related to ineffectiveness, misuse and technical complaints that result in damage. At the same time, classic quality and safety references (structure–process–result; systemic error approaches) offer a basis for discussing why screening, patient education, document traceability and continuous improvement should be treated as safety “infrastructure” and not as accessory requirements. This article, of a conceptual/theoretical nature, integrates national and international literature and proposes an auditable implementation model for Aesthetic Pharmacy organized into six pillars: governance and responsibilities; risk screening and stratification; patient education and risk communication; documentation and traceability; adverse event surveillance (including cosmetovigilance when applicable); and continuous improvement. A maturity model in levels, frequent barriers (time, operational variability, training gaps, commercial pressure and underreporting) and mitigation strategies are also discussed. It is concluded that the consolidation of safety in Aesthetic Pharmacy depends less on specific actions and more on the institutionalization of processes, sufficient minimum records and risk-oriented organizational learning.